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Verwalternachweis gegenüber dem Grundbuchamt

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1. Verwalterwahl

Über die Bestellung des Verwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) beschließen die Wohnungseigentümer im Regelfall mit Stimmenmehrheit (§ 26 Abs. 1 WEG). Der Verwalter kann auch vom teilenden Eigentümer in der Teilungserklärung bestimmt werden. Die Wohnungseigentümer können ihn schließlich im schriftlichen Umlaufverfahren wählen. Daneben ist eine Bestellung durch gerichtliche Entscheidung denkbar. Dieser Beitrag untersucht, wie der Verwalternachweis gegenüber dem Grundbuchamt erfolgt.

Es existiert kein öffentliches Register, in das Wohnungseigentumsverwalter eingetragen werden. Es gibt Fälle, in denen der Verwalter seine Eigenschaft und die Vertretungsmacht nachweisen muss. Das ist z. B. der Fall,  wenn nach § 12 WEG der Verwalter einer Veräußerung zustimmen muss. 

2. Verwalternachweis durch öffentlich beglaubigte Urkunde

§ 29 Grundbuchordnung (GBO) verlangt, dass eine Eintragung nur erfolgen soll, falls die dazu erforderliche Erklärung (hier der Nachweis der Verwaltereigenschaft) mittels öffentlicher oder öffentlich beglaubigter Urkunde nachgewiesen wird. Wenn die Teilungserklärung vorsieht, dass der Verwalter der Veräußerung von Sondereigentum seine Zustimmung erteilen muss, benötigt er den Nachweis seiner Bestellung gem. § 29 GBO.

Der Verwalternachweis gegenüber dem Grundbuchamt muss § 29 GBO entsprechen.

Verwalternachweis durch beglaubigte Unterschriften auf dem Bestellungsprotokoll| (c) WolfBlur/pixabay

Der Regelfall der Verwalterbestellung ist die Wahl in einer Wohnungseigentümerversammlung. § 26 Abs. 4 WEG regelt, dass zum Nachweis der Verwaltereigenschaft „die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind“, genügt.1)

Nach § 24 Abs. 6 WEG ist die Niederschrift von dem Vorsitzenden (der Versammlung) und einem Wohnungseigentümer und falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterzeichnen. Damit soll eine fundierte Gewähr für die Richtigkeit des Protokolls gewährleistet werden.2)  Das überzeugt, sorgt jedoch in der Verwaltungspraxis oft für Probleme.

Um dem Grundbuchamt die Prüfung zu ermöglichen, ob die richtigen Personen unterschrieben haben, muss die Unterschrift erkennen lassen, in welcher Funktion die jeweilige Unterschrift geleistet wurde.3)

Konsens besteht darüber, dass der Nachweis, wer Mitglied des Beirats ist, nicht der Form des § 29 GBO bedarf.4) 

3. Probleme bei der Unterzeichnung des Bestellungsprotokolls

Verwalternachweis durch Bestellungsprotokoll | Problem: Wie wird Verwaltungsbeirat nachgewiesen

Verwalternachweis wird durch Bestellungsprotokoll geführt|(c) geralt/pixabay

3.1 Innere Verfassung des Beirats

§ 29 Abs. 1 WEG regelt, dass die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit einen Verwaltungsbeirat bestellen können, der Beirat ist damit fakultativ. Der Beirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern. Aus § 24 Abs. 6 WEG erschließt sich, dass es einen Vertreter des Beiratsvorsitzenden geben soll: Ein Versammungsprotokoll muss, sofern ein Beirat bestellt ist, „auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter« unterschrieben werden. Das WEG regelt nicht, wie der Vorsitzende oder sein Vertreter zu bestimmen ist.

Klar ist, dass die Wohnungseigentümer den Vorsitzenden und seinen Stellvertreter per Mehrheitsbeschluss bestimmen können (§ 25 Abs. 1 WEG). Machen die Eigentümer davon keinen Gebrauch, unterliegt die Bestimmung des Vorsitzenden (und seines Vertreters) der inneren Willensbildung des Beirats.5)  Der Nachweis, wer das Amt inne hat, ist dann nicht möglich, weil der Beirat entscheidet, wie er seine Geschäfte führt. Dementsprechend bestätigt das OLG Hamm, dass das Grundbuchamt den Nachweis über die Wahl des Beiratsvorsitzenden nicht verlangen kann.6)

3.2 Nachweis der Vollständigkeit der Protokollunterschriften

Wird das Protokoll der Verwalterbestellung von zwei Unterschriften (Mindestanforderung), nämlich des Versammlungsleiters und eines Wohnungseigentümers gedeckt, hat das Grundbuchamt, sofern nicht auf Tatsachen beruhende begründete Zweifel bestehen, davon auszugehen, »dass entweder überhaupt kein Verwaltungsbeirat bestellt oder weder ein Vorsitzender noch ein Vertreter des Vorsitzenden bestimmt wurde oder keiner von beiden in der Versammlung anwesend war«.7)

Enthält das Protokoll eine Unterschrift mit Funktionsbezeichnung (z. B. Vorsitzender des Beirats | Vertreter des Beiratsvorsitzenden), bedarf es ebenso wenig wie bei der Unterschrift des Versammlungsleiters oder eines Wohnungseigentümers des Nachweises, dass der Unterzeichnende die angegebene Funktion inne hat.8) Das ist strittig. Das – für unseren Geschäftsbereich zuständige – OLG Hamm vertritt den Standpunkt, dass durch Vorlage der Niederschrift über die Eigentümerversammlung, in der der Beirat bestellt wurde, nachgewiesen werden muss, »dass Personen, welche die Niederschrift unterzeichnet haben, zuvor in den Beirat gewählt worden sind.«9) Wir halten diese Position mit Demharter für unzutreffend, da dieser Nachweis in § 26 Abs. 3 WEG nicht gefordert ist.10) Das OLG Köln ist der Meinung, dass die Nachweiswirkung einer Niederschrift erschüttert ist, wenn der als Vorsitzender des Verwaltungsbeirats (anlog auch beim stellvertretenden Vorsitzenden) Unterzeichnende im Zeitpunkt der Unterzeichnung nicht Wohnungseigentüme ist.11). Das ist falsch, weil ein Nichteigentümer zum Verwaltungsbeirat gewählt werden kann und rechtmäßig Beirat ist, wenn der Beschluss über seine Wahl nicht aufgehoben wurde (vgl. § 23 Abs. 4 Satz 2).

Ist ein Verwaltungsbeiratsvorsitzender und sein Vertreter bestellt, ist deren Unterschrift entbehrlich, sofern beide nicht an der Versammlung teilgenommen haben.12) Das ist selbstverständlich, erschließt sich jedoch nicht jedem Grundbuchbeamten. Die Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit des Protokolls übernehmen kann nur wer in der Versammlung anwesend war.13) Wurde der Beiratsvorsitzende (oder ggf. sein Vertreter) in der Versammlung vertreten, darf der Vertreter anstelle des Vorsitzenden unterzeichnen. Das geht soweit, dass wenn nur der Versammlungsvorsitzende anwesend ist (Einmannversammlung) und die übrigen Wohnungseigentümer wirksam vertritt, seine Unterschrift unter dem Bestellungsprotokoll ausreicht.14) Es ist weder nötig noch zulässig, dass eine Person, die nicht teilgenommen hat, das Protokoll unterschreibt.15 Leitet der Beiratsvorsitzende die Versammlung, so reicht es aus, wenn er in Doppelfunktion das Protokoll unterzeichnet.

4. Verwalternachweis in Sonderfällen

Wurde der Verwalter in der Teilungserklärung durch den teilenden Eigentümer bestimmt, wird die Verwaltereigenschaft mit der notariell beglaubigten Teilungserklärung nachgewiesen.

Erfolgte die Bestellung durch gerichtliche Entscheidung, legitimiert sich der Verwalter mittels Urteil.

Ist er durch Umlaufbeschuss bestellt, besteht nur die Möglichkeit, die Verwaltereigenschaft durch Vorlage öffentlich beurkundeter oder öffentlich beglaubigter Erklärung sämtlicher Wohnungseigentümer nachzuweisen, aus der sich jeweils die Zustimmung zur Bestellung ergibt.

5. Fazit

Wie der Verwalternachweis gegenüber dem Grundbuchamt zu führen ist, ist nicht in allen Facetten geklärt. Teilweise, auch in Siegen, überspannen Grundbuchbeamte die Anforderungen, z. B. indem sie den Nachweis fordern, wer Vorsitzender des Beirats bzw. Stellvertreter ist. Obwohl das zuständige OLG in Hamm anders entschieden hat, hilft das bei Ignoranz nicht, wenn die Eigentumsumschreibung zeitnah erfolgen soll (muss).

Rechtlich ist bezüglich der Anforderungen an das Bestellungsprotokoll eigentlich alles klar - nicht jedoch für manchen Grundbuchbeamten.

Grundbuchamt verlangt Verwalternachweis nach § 29 GBO| (c) Herbstrose/pixabay

Wir begegnen dem mit der vorgenannten unbegründeten Anforderung entstehenden Zeitverzug, indem wir den Eigentümern raten, zeitgleich mit der Wahl des Beirats auch den Vorsitzenden und seinen Vertreter zu bestimmen. Wenn die Eigentümer diesem Vorschlag folgen, kann die Funktion der Personen, die das Protokoll unterzeichnen, leicht nachgewiesen werden. Warum in Siegen die Funktionsbezeichnung in der Niederschrift nicht ausreicht, erschließt sich uns nicht, schließlich wird sie durch drei Unterschriften bestätigt.

FN1: § 26 Abs. 3 WEG soll die Legitimation der Verwaltereigenschaft erleichtern, vgl. Merle, in: Bärmann, Wohnungseigentumsgesetz, München 2013, § 26 Rz. 293.

FN2: OLG Hamm, Beschluss vom 13.03.2013, ZWE 2013, S. 330.

FN3: Merle, in: Bärmann, Wohnungseigentumsgesetz, München 2013, S. 984 m.w.N.

FN4: OLG Hamm, Beschluss vom 13.03.2013, a.a.O., S. 330.

FN5: OLG Hamm, Beschluss vom 13.03.2013, ZWE 2013, S. 330.

FN6: OLG Hamm, Beschluss vom 29.04.2011, ZWE 2011, S. 417.

FN7: Demharter, Johannes Nachweis eines Eigentümerbeschlusses gegenüber dem Grundbuchamt, in: ZWE 2012, S. 77 m.w.N.

FN8: Demharter, a.a.O., S. 77, m.w.N.; Merle, in Bärmann, WEG, 12. Auflage, S. 984.

FN9: OLG Hamm, Beschluss vom 29.04.2011, ZWE 2011, 447.

FN10: Demharter, a.a.O., S. 77.

FN11: OLG Köln, Beschluss vom 20.08.2012, ZWE 2013, S. 217.

FN12: OLG Hamm, Beschluss vom 21.12.2012, ZWE 2013, S. 215. ; Merle, in: Bärmann, WEG, 12. Auflag, S. 984.

FN13: OLG Hamm, Beschluss vom 21.12.2012, a.a.O., S. 216.

FN14: OLG Hamm, Beschluss vom 21.12.2012, a.a.O., S. 216; BGH, Versäumnisurteil vom 25.09.2015, V ZR 203/14.

FN15: Greiner, D., Wohnungseigentumsrecht, Bonn 2014, § 10 Rn 1546., BGH V ZR 203/14 a.a.O., Rz 23.

2 Comments

  1. Peter Oeste sagt:

    Guten Tag Herr Müller,

    das ist im Zeitalter der Digitalisierung die Regel. Die Eigentümerstellung ergibt sich aus dem Eintrag im Grundbuch. Sie können natürlich jederzeit einen beglaubigten Ausdruck anfordern, der aber Gebühren verursacht und nur in seltenen Fällen erforderlich ist. Näheres finden Sie z. B. unter: http://www.ag-siegen.nrw.de/aufgaben/abteilungen/Grundbuchamt/index.php

  2. Steffen Müller sagt:

    Guten Tag

    Ich habe heute von Grundbuchamt die Eigentumsbestätigung von meinem Haus, habe aber ein großes Problem, es wurde maschinell erstellt und ohne Unterschrift gültig. Kein Stempel und keine Unterschrift. Meine Frage wie funktioniert das.

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